Trello часто превращается в удобный хранилище клиентов, заметок и дедлайнов. Плохая новость: данные в карточках не всегда готовы для массовой рассылки. Хорошая новость: существует несколько рабочих способов извлечь их корректно и безопасно, подстроив под вашу почтовую систему.
Почему Trello все еще часто используют как CRM и с какими сложностями это связано
Trello прекрасен для визуальной работы: карточки, списки, метки — все видно и логично. Многие небольшие команды начинают вести клиентов в досках вместо отдельного CRM, потому что так быстрее и дешевле.
Но карточка, которая удобна для менеджера, не обязательно подходит для рассылки. Имя клиента может быть в заголовке, а email — в описании, или в виде вложения, или вовсе в комментарии. Перед экспортом важно упорядочить структуру данных.
Подготовка доски: упростите структуру перед экспортом
Первый шаг — привести карточки к единому формату. Решите, где будет храниться email, где телефон и какие метки означают согласие на рассылку. Это сэкономит вам уйму времени при последующей обработке.
Рекомендую завести стандартную карточку-шаблон с полями: ФИО, Email, Компания, Источник, Статус и Примечания. Используйте Custom Fields или согласованную структуру описания.
Использование Custom Fields или четкой договоренности в описании
Custom Fields упрощают извлечение — данные попадают в одноименные свойства карточки. Если Custom Fields недоступны, примените шаблон в описании типа «Email: example@domain.ru».
Четкая структура облегчит парсинг JSON или сопоставление полей в Zapier. Без нее вам придется вручную чистить данные после экспорта.
Метки и чек-листы: как они помогут сегментировать рассылку
Метки подойдут для сегментации по интересам или стадии сделки. Чек-листы можно использовать для отметки согласий и действий менеджера. Впоследствии метки и чек-листы станут колонками в таблице, помогающими фильтровать аудиторию.
Рекомендую заводить метки с однозначными названиями, например «S: согласие», «N: неписать» или «VIP». Так вы избежите путаницы при экспорте.
Варианты экспорта: обзор подходов
Существует несколько путей, от простых до более технических. Выбор зависит от объема, частоты обновлений и наличия разработчиков в команде. Ниже — проверенные варианты, каждый с плюсами и минусами.
Ключевая задача — получить таблицу с колонками, которые привыкли видеть системы рассылки: email, имя, теги, дата последнего контакта и флаг согласия.
1. Встроенный экспорт в CSV (Business/Enterprise)
Если у вас платная подписка, Trello предлагает экспорт в CSV прямо с доски. Файл обычно включает карточки, метки, описание и список участников. Это самый простой и быстрый способ для базового экспорта.
Плюсы: минимум усилий, понятный формат. Минусы: не всегда экспортирует Custom Fields в удобном виде, и глубина данных может отличаться от того, что вам нужно для рассылки.
2. Экспорт в JSON и конвертация в CSV
Бесплатный способ, который подходит для полного контроля. Trello позволяет скачать полную структуру доски в формате JSON. Там есть все: карточки, комментарии, customFieldItems и вложения.
После получения JSON его надо распарсить. Для этого можно использовать онлайн-конвертеры, скрипты в Google Sheets или простой Python. В результате вы получите нужные столбцы для рассылки.
Как получить JSON
Откройте меню доски, выберите «More» или просто добавьте «.json» к URL доски (например, https://trello.com/b/BOARDID.json). Сохраните файл и переходите к обработке.
JSON полезен тем, что в нем четко видны все поля, даже те, которые не попадают в CSV при обычном экспорте. Но потребуется парсинг.
3. Интеграторы и автоматизации: Zapier, Make, Automations
Если вы не хотите заниматься кодом, интеграторы — отличный вариант. Зап создается один раз: при появлении новой карточки или обновлении поля данные автоматически попадают в Google Sheets или вашу платформу рассылки.
Плюсы — автоматичность и минимальный ручной труд. Минусы — возможная плата за сервис, ограничение по количеству операций и задержки в синхронизации.
Пример настройки Zapier
- Триггер: New Card или Card Updated.
- Действие: Create Spreadsheet Row в Google Sheets или Add Subscriber в Mailchimp.
- Маппинг: заголовок карточки -> имя, custom field «Email» -> email, метки -> tags.
Для периодического обновления лучше добавлять логику проверки дубликатов и флагов согласия в Zap.
4. Trello API — для тех, кто не боится кода
Если у вас есть разработчик, Trello API даст максимально гибкий экспорт. С помощью пары запросов можно собрать все карточки с нужными полями и записать в CSV любым выбранным способом.
Типичный запрос: GET /1/boards/{boardId}/cards с параметрами fields и customFieldItems. API требует ключ и токен, которые получаются в настройках аккаунта.
Что вытянуть через API
- name — заголовок карточки
- desc — описание
- idMembers — ответственные
- labels — метки
- customFieldItems — дополнительные поля, включая email
API позволит автоматически поддерживать синхронизацию и писать результаты прямо в вашу базу данных или хранилище рассылки.
5. Ручная выгрузка для небольших списков
Когда клиентов немного, проще открыть карточки и скопировать нужные данные в таблицу. Это пригодится при одноразовой рассылке или когда данные разрозненные и не готовы к автоматической обработке.
Минус в том, что ручная работа затратна и подвержена ошибкам. Но если у вас пару десятков карточек, это вполне жизнеспособный путь.
Как правильно маппить поля Trello в поля рассылки
Чтобы рассылка прошла без ошибок, заранее определите обязательные поля: email, имя, согласие. Остальные поля — полезны для сегментации, но не критичны для отправки.
Ниже пример таблицы соответствия, которую можно использовать как шаблон при экспорте.
| Поле в рассылке | Откуда в Trello | Примечание |
|---|---|---|
| Custom Field «Email» или строка в описании | Обязательное поле, удалить пробелы и опечатки | |
| Имя | Заголовок карточки или отдельный Custom Field | Разделить ФИО на имя и фамилию при необходимости |
| Теги | Метки (labels) | Используются для сегментации |
| Статус | Список, в котором находится карточка | Например «Потенциальный», «Клиент», «Не интересует» |
Чистка данных: от дубликатов до валидации email
Перед импортом в почтовую систему важно избавить список от дублей и неверных адресов. Даже несколько процентов «плохих» email поднимут процент отскоков и могут навредить репутации отправителя.
Процедуру лучше разбить: нормализация, удаление дубликатов, синтаксическая валидация и проверка на живость адресов через сервисы проверки.
Нормализация и удаление дубликатов
Сначала удалите лишние пробелы, приведение к нижнему регистру для email и единый формат телефона. Затем выполните проверку на дубликаты по полю email. Если одна карточка без email, а другая с таким же именем — решайте вручную.
Можно использовать Google Sheets с формулами UNIQUE и TRIM или специальные скрипты для более сложной логики.
Валидация email
Простейшая проверка — регулярное выражение, которое отбрасывает явные ошибки. Для уверенной чистки используйте внешние сервисы (например, Hunter, ZeroBounce и т.п.), которые проверяют существование почтового ящика.
Импорт в массовую рассылку без проверки повышает риск банов и попадания в спам. Лучше потратить немного денег на сервис валидации.
Импорт в почтовые сервисы: общая инструкция и тонкие места
Большинство почтовых платформ поддерживают импорт CSV или синхронизацию через API. Процесс обычно однотипный: создать список, загрузить CSV, сопоставить поля и подтвердить импорт.
Однако у каждой платформы есть нюансы: Mailchimp запрашивает поле согласия (opt-in), некоторые сервисы автоматически отправляют подтверждение подписки, другие — нет. Уточните поведение перед импортом.
Советы по работе с Mailchimp, SendPulse и аналогами
Для Mailchimp полезно подготовить поле «Source» — откуда пришел контакт, и пометить «Imported» как tag. Если ваши карточки содержат информацию о согласии, сопоставьте это поле с полем подписки.
В SendPulse и MailerLite можно сразу загрузить сегменты по тегам. Если вы используете интеграцию через Zapier, продумайте логику обновления существующих контактов.
Автоматизация и поддержание актуальности списка
Экспорт клиентов — не разовая операция для многих команд. Лучше настроить автоматический поток, который поддерживает список рассылки в актуальном состоянии.
Например, каждый раз, когда карточка получает метку «S: согласие», автоматически добавлять контакт в список рассылки. При удалении метки — помечать как отписанный.
Двусторонняя синхронизация
Чтобы не получать рассылки тем, кто отписался в почтовой системе, настройте запись статуса отписок обратно в Trello. Через интеграторы это делается либо напрямую, либо через вебхуки и небольшой скрипт.
Двусторонняя синхронизация предотвращает рассинхрон между инструментами и экономит время менеджеров, которые иначе будут вручную проверять статусы.
Конфиденциальность и юридические моменты
Сбор и использование персональных данных регулируется законом о защите персональных данных. Особенно это важно, если вы работаете с клиентами из ЕС — там действует GDPR. Перед отправкой убедитесь в наличии легального основания для обработки данных.
Храните API-ключи и токены в защищенном месте, ограничьте доступ к доске Trello и ведите реестр согласий в отдельном поле, чтобы легко подтвердить его при необходимости.
Практические правила по безопасности
- Не храните ключи и пароли прямо в карточках.
- Давайте доступ к доске только тем, кто действительно работает с клиентами.
- Архивируйте устаревшие карточки и удаляйте контакты по требованию.
Эти простые меры минимизируют риск утечек и помогут соответствовать требованиям регуляторов.
Типичные проблемы и способы их решения
Частые боли при экспорте: пропавшие custom fields, разные форматы email, многократные email в одной карточке и кодировка CSV. Рассмотрим, как с ними справляться.
Custom fields иногда не попадают в простой CSV, но присутствуют в JSON. Если поле отсутствует в экспорте — используйте API или интегратор для получения данных.
Проблема: email в описании карточки
Если email встречается в тексте описания вместе с другим текстом, используйте регулярные выражения или скрипт для извлечения. В Google Sheets можно применить REGEXEXTRACT, в Python — модуль re.
После извлечения проверьте на дубли и корректность, особенно если в описании могут быть нерабочие адреса.
Проблема: кодировка и специальные символы
Экспорт в CSV может испортить русские буквы при неправильной кодировке. Всегда сохраняйте CSV в UTF-8. При открытии в Excel используйте импорт через мастер, указывая кодировку UTF-8.
Это предотвратит кракозябры в именах и примечаниях.
Мой опыт: как я выводил клиентов из Trello и что сработало лучше всего
В одном проекте мы вели клиентов в Trello несколько лет и однажды решили запустить регулярную рассылку. Данные были разбросаны: часть email — в custom fields, часть — в описаниях, часть — в комментариях.
Мы выбрали комбинацию: сделали чистку вручную для старых карточек и настроили автоматизацию для новых. Использовали Zapier для добавления новых контактов в Google Sheets, а затем периодически прогоняли полученный файл через сервис валидации.
Чему научил опыт
Первое: стандартизация — это экономия времени. Второе: не игнорируйте тему согласий — добавьте поле с явным подтверждением. Третье: лучше один раз настроить автоматизацию, чем каждый раз экспортировать вручную.
Мы также настроили обратную запись статуса «Отписался» в Trello, чтобы менеджеры видели, кому больше не рекомендуется слать рекламные письма.
Контрольный список перед запуском рассылки
Ниже — короткий чек-лист, который поможет не забыть важные шаги перед массовой рассылкой.
- Убедиться, что у всех контактов корректные email.
- Проверить наличие согласий на рассылку.
- Удалить дубликаты и неактивные адреса.
- Сопоставить поля с платформой рассылки.
- Сделать пробную отправку на тестовую группу.
Эти пункты повысят доставляемость и уменьшат риск жалоб на спам.
Практические шаблоны и примеры для импорта
Вот пример минимального CSV для импорта в любую почтовую систему. Он включает только критичные поля.
| FirstName | Tags | Source | |
|---|---|---|---|
| ivan.petrov@example.com | Иван | VIP;S:согласие | Trello Board: leads |
Такой формат легко расширяется дополнительными колонками, например «LastContact» или «Company».
Короткие рекомендации по инструментам
Если вы начинаете и не хотите вникать в технические детали, используйте Zapier или Make для синхронизации Trello с Google Sheets. Это позволяет держать список под рукой и вручную запускать массовую рассылку.
Для регулярных и объемных рассылок лучше настроить API-интеграцию с вашей рассылочной платформой или использовать профессиональный ETL-подход, если собираетесь масштабироваться.
Как организовать процесс, чтобы не повторять экспорт вручную
Мой совет: автоматизируйте добавление новых контактов и ведите отдельную колонку-статус с пометкой «Экспортировано». Так видно, какие карточки уже попали в рассылку, а какие — нет.
Пара шагов автоматизации — и вы избавляете менеджеров от рутинной работы. Кроме того, это уменьшает риск повторных писем и ошибок в сегментации.
Последние мысли перед отправкой первого письма
Экспорт клиентов из Trello для рассылки — задача решаемая, независимо от того, используете ли вы простую ручную выгрузку или сложную интеграцию через API. Главное — четкая структура данных и внимание к согласию получателей.
Планируйте процессы так, чтобы они работали на вас, а не вы на них. Немного стандартов и автоматизации сэкономят часы и повысят качество коммуникаций с клиентами.